Japanese Bilingual CSR

About Us:

Tokyo Academics is the passion project of a constellation of teachers, researchers, and academics from around the world. Since 2012, we've evolved from a few university friends to a growing number of part-time and full-time individuals located in Tokyo, as well as working remotely. We are an organization of experts deeply passionate about helping students meet their potential and capture the opportunities of the future.

*Please note this is a temporary role (8-month contract).

Job Summary:

As a Bilingual Customer Service Representative, you will play a pivotal role by providing reactive support to our clients. This is an exciting opportunity to join a fast-growing organization of 150+ team members around the world. 

This is a remote role, you can work from home but must be available for meetings during our regular business hours (10am - 7pm Japan Standard Time). 

What you will work on:

• Responding to inbound tickets with urgency and in a timely manner
• Providing friendly, accurate, and quick service to our clients via phone and email
• Creating and maintaining client accounts by recording account information, logging client interactions / feedback and processing client requests

• Providing support on looking for substitute tutors during:

• Tutors transition out of Tokyo Academics

• Tutors take leave/time-off
• Tutors change their schedule/available times
• Assisting in maintaining a seamless client experience when making changes to a client's schedule or looking for substitute tutors
• Monitoring frequently all internal and external communication channels to process any additional client requests
• Managing and organizing large amounts of emails, calls, and internal messages daily
• Resolving client issues by understanding and / or clarifying the issue, identifying root causes, and making the correct decision on when to escalate
• Following internal communication procedures, guidelines and policies
• Conducting outreach to clients via phone or email to verify account information and to inform clients of deals, promotions, or new product offerings
• Compiling reports on overall customer satisfaction
• Helping out on additional projects, where needed, with guidance from manager and as time permits

Our ideal candidate:

• Has a Bachelor's degree in any relevant field
• Has high Proficiency in English (reading/writing/speaking)
• Has Native Fluency in Japanese (reading/writing/speaking)
• Prior experience working in a customer support role would be an advantage
• Good systematic and organizational skills
• Ability to quickly and effectively interact with team members in various time zones
• High proficiency with Microsoft and Internet applications (Google Sheets, Docs, etc)
• Comfortable with technology including VoIP software to handle phone calls
• Passionate about customer service and willing to go the extra mile to engage customers

Benefits:

• Competitive compensation package including a performance-based bonus biannually
• 20 days of paid time off per year
• Join a rapidly growing company with opportunity for career progression and diversification
• Autonomy to implement ideas and have a significant impact

Work hours:

• Tuesday to Saturday or Sunday to Thursday, 40hrs per week
• Working remotely from 10AM to 7PM Japan Standard Time

バイリンガルカスタマーサービス担当者(リモート)

バイリンガルカスタマーサービス担当者として、お客様に対して迅速かつ丁寧なサポートを提供する重要な役割を担っていただきます。この役割は、世界中に150人以上のチームメンバーを擁する急成長中の企業に経験できる機会です。

リモートワークが可能ですが、通常の勤務時間(日本標準時10:00~19:00)の会議に出席できる必要があります。

• お客様からの問い合わせ(電話またはメール)への迅速かつ的確な対応
• 電話やメールを通じて、親切で正確かつ迅速な対応
• プロフィール情報の記録やお客様のやり取りの記録、リクエスト処理を通じて、お客様のアカウント作成・管理

• 以下の場合の代替講師の手配サポート:

• 講師が東京アカデミックスを退職

• 講師が休暇
• 講師のスケジュール変更
• スケジュール変更や代替講師手配時、シームレスなお客様サポート
• 内部および外部のコミュニケーションチャネルを頻繁に確認し、追加のお客様リクエストを処理
• 大量のメール、電話、内部メッセージを日々整理し対応
• 問題の原因を理解し、必要に応じて適切なエスカレーションを行うことで、お客様問題を解決
• 社内のコミュニケーション手順、ガイドライン、ポリシーの遵守
• 電話やメールを通じて、アカウント情報の確認やプロモーション、新しいサービス案内
• お客様の満足度に関するレポート作成
• 必要に応じて、先輩の指導のもとプロジェクトサポートを実施

• 関連分野での学士号
• 英語(読み書き・会話)の高度な能力
• 日本語(読み書き・会話)のネイティブレベルの能力
• カスタマーサポートの経験があれば尚良し
• システム能力や組織的なスキル
• 海外に滞在しているチームメンバー(時差)と迅速かつ効果的に連携できる能力
• Microsoft Officeおよびインターネットアプリケーション(Google Sheets、Docsなど)の適切なスキル
• Skypeや他のVoIPソフトウェアを使用して電話をこなす技術的なスキル
• カスタマーサービスへの情熱とお客様満足のために努力する姿勢

• 半年ごとの成果に基づくボーナスを含む競争力のある給与
• 年間20日間の有給休暇
• キャリアの成長や多様化の機会がある急成長中の企業に経験
• アイデアを実行に移し、重要な影響を与える自主性
• リモートワーク環境

• 火曜日~土曜日、または日曜日~木曜日の週40時間勤務
• 日本標準時10:00~19:00のリモートワーク